Gestion de documents

iZeeDoc vous aide à gérer vos documents dans votre entreprise. Il répond aux problématiques suivantes :

  • Sauvegarde des données : tous vos documents sont sur un serveur central sauvegardé quotidiennement. Vous n’avez plus à vous soucier de la perte de vos données en cas de panne ou de vol de votre ordinateur
  • Accès permanent à tous les documents où que vous soyez et quel que soit la personne qui a créé le document
  • Gestion simple des révisions de documents. Vous suivez sans difficulté les différentes versions de chaque document
  • Travail collaboratif autour d’un document : grâces aux workflows, vos documents peuvent suivre un cycle de validation/correction de façon simple. Vous n’avez plus à gérer des échanges d’e-mails multiples entre collaborateurs
  • Travail hors ligne : Lorsque vous n’êtes pas connecté à Internet, vous pouvez continuer à travailler sur vos documents, iZeeDoc se chargera de les synchroniser automatiquement avec le serveur lorsque vous serez de nouveau connecté à Internet
  • Maitrise de votre communication : les documents sont créés à partir de modèles de documents garantissant ainsi que tous vos collaborateurs créent des documents avec des informations légales et une charte graphique toujours à jour.
  • Gestion de la confidentialité : il est possible de restreindre l’accès aux documents soit au niveau de l’ensemble du projet en rendant le projet privé qui ne sera visible que par les membres du projet. Il est aussi possible de restreindre l’accès d’un document individuel à un groupe d’utilisateurs.

Lorsqu’un document est créé dans iZeeDoc, il est rattaché à un client et un projet et il est référencé par un titre et une référence de document unique calculée par le système. Vous pouvez aussi choisir d’ajouter d’autres informations en fonction de vos habitudes de classement des documents (une famille de document par exemple).

 

 

 

 

 

 

Les documents sont créés soit à partir de modèles de documents, soit à partir d’un document existant ou encore en important un document depuis votre ordinateur. Vous choisissez enfin le workflow de travail à utiliser :

  • Workflow simple : vous travaillez tout seul sur le document jusqu’à sa validation finale
  • Workflow avec validation : vous désignez un validateur sur le document qui devra valider le document avant de le diffuser (ou de le renvoyer en correction s’il y a lieu)
  • Workflow libre : le workfow n’est pas imposé dès la création document et vous déciderez le moment venu si le document nécessite une validation ou non.
  • Publication directe : ce workflow est adapté aux documents reçus sur lesquels on ne souhaite pas apporter de modifications et qui seront directement au statut « diffusé » et non modifiables.

De plus, il est possible de créer d’autres workflows personnalisés (avec des étapes de validation supplémentaires par exemple).

iZeeDoc vous aide à retrouver facilement vos documents avec des outils de filtrage (par utilisateur, par projet ou client, par statuts du document), avec une zone de recherche rapide ou via une recherche détaillée champ par champ.

 

 

Votre travail est avant tout de rédiger vos documents avec vos logiciels habituels (cela peut être Word, Excel, PowerPoint mais aussi n’importe quel autre type de fichier que vous utilisez dans votre travail). iZeeDoc ne change rien à vos habitudes : il vous suffit de cliquer sur le bouton « ouvrir » et votre fichier s’ouvre dans votre logiciel comme si vous l’aviez ouvert depuis l’explorateur de fichiers. Vous faites vos modifications normalement et lorsque vous enregistrez votre document, iZeeDoc se charge de le synchroniser avec le serveur.

Une fois le travail de rédaction terminé, vous pouvez faire avancer le document dans le workflow. En fonction du workflow assigné au document lors de sa création, vous avez accès à différents boutons :

  • « Soumettre » permet de l’affecter à un autre utilisateur pour validation
  • « Diffuser » permet de valider définitivement le document
  • « Corriger » permet de l’envoyer à un autre utilisateur pour correction
  • « Supprimer » permet de marquer le document comme étant supprimé

Lors de l’envoi du document à un autre utilisateur, un e-mail de notification est automatiquement envoyé au destinataire. Cependant, il est parfois utile de rajouter une note à la notification automatique de manière à attirer l’attention du destinataire sur un point en particulier (par exemple, pour lui indiquer que la relecture doit être faite en priorité car un engagement de livraison du document a été prise avec le client). Pour cela iZeeDoc vous permet au moment de l’envoi de modifier le contenu de l’e-mail automatique pour que vous puissiez y rajouter les informations nécessaires.

Il est souvent important de pouvoir suivre les différentes versions d’un documents. iZeeDoc vous permet de faire un suivi rigoureux sans difficultés. Lorsqu’un document est marqué comme diffusé, il n’est plus modifiable (il reste accessible en lecture seule), pour continuer à travailler sur le document, il suffit de créer une nouvelle révision du document, iZeeDoc crée alors une nouvelle copie du document avec la même référence mais avec un numéro de révision incrémenté. Vous pouvez alors continuer à travailler sur cette nouvelle révision. Il est ensuite possible de naviguer entre les révisions d’un document.

 

Toutes les actions réalisées sur un document (création, avancement dans le workflow) sont tracées dans une piste d’audit qui vous permet de voir les interactions qu’il y a eu sur un document.

 

 

 

iZeeDoc vous permet de transmettre facilement vos documents à des personnes extérieures sous forme de lien de téléchargement ou de pièces jointes à un e-mail.

 

 

 

Comparaison avec d’autres outils de gestion de documents

Outils de partage de fichiers cloud

Les outils de partage de fichiers cloud (type Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive…) ne résolvent que les problèmes de disponibilité et de sauvegarde des fichiers.
Ils ne vous aident pas à structurer votre travail car ils n’ont ni gestion de workflow, ni d’organisation et de recherches dans votre bibliothèque documentaire, ni de notion de révision d’un document…
Ils ne permettent pas non plus de gérer la confidentialité des documents.

Outils de GED

Les outils de GED permettent la structuration de vos documents dans une base documentaire avancée et l’utilisation de workflow. Leur principal inconvénient est une grande complexité de mise en œuvre qui demande une réflexion approfondie sur la structuration documentaire de l’entreprise et par la suite une complexité et une rigidité d’utilisation avec des interfaces utilisateur foisonnantes et des mécanismes d’utilisation peu naturel (récupérer un fichier, le modifier puis renvoyer la version modifiée sur le serveur…)
Cette complexité mène bien souvent les GED à être un archivage de documents déjà rédigés alors qu’iZeeDoc vous accompagne dès la création initiale du document.
De plus, iZeeDoc permet de démarrer instantanément avec une configuration par défaut qui conviendra à la plupart des entreprises et propose un confort d’utilisation car l’utilisateur travail essentiellement avec ses outils habituel (Word, Excel ou tout autre logiciel propre à son métier).
N’hésitez pas ! Nous vous proposons des tarifs adaptés à votre situation et un mois d’essai gratuit !